L’impulso fornito dall’emergenza sanitaria da Covid-19, che ha bloccato la possibilità di organizzare eventi fisici, si sta traducendo in un’occasione favorevole per l’intero settore dell’organizzazione eventi: sembrano pienamente maturi, infatti, i tempi per un passo avanti deciso nel modo di pensare agli eventi in relazione alla dimensione virtuale, non più da pensare come a un’alternativa, bensì come un canale parallelo da integrare a quelli tradizionali. Oggi, in pratica, gli eventi sono anche virtuali, così possono assumere una visione planetaria, varcano i confini dello spazio fisico, rendono concretamente accessibile la fruizione dell’evento a chiunque. Ma come si organizza una fiera online?

Che cos’è la fiera online

Tradizionalmente, le fiere sono occasioni di incontro fisico tra operatori – a vari livelli della filiera – di uno specifico settore. Solitamente, le fiere offrono la possibilità di stringere relazioni e concludere transazioni di mercato, ma anche di partecipare a convention e promuovere il proprio brand. La fiera virtuale sposta l’architettura fisica dell’evento all’interno della dimensione digitale, attraverso l’utilizzo di tecnologie ad hoc. In questo modo, l’evento si rende accessibile a chiunque, mediante un sistema che, oltretutto, riduce i costi e i tempi di realizzazione.

Come organizzare una fiera online

Stai pensando di organizzare una fiera online? Ecco una guida pratica in 5 punti.

1. Analizza la fattibilità e gli obiettivi

Una fiera online non è un semplice sito web, ma un progetto complesso, dispendioso e impegnativo. Il primo step è dunque quello di effettuare un’analisi della fattibilità, preventivando costi, entrate e obiettivi. L’ultimo punto, in particolare, è fondamentale: perché stai valutando la possibilità di organizzare una fiera online? Che tipo di ritorno speri di ottenere? Quali saranno le modalità di guadagno, se sono previste? Quali sono i potenziali sponsor dell’evento? Su quanti contatti puoi contare in questo momento? Questi sono alcuni dei quesiti a cui non puoi non saper rispondere prima di avviare la tua iniziativa.

2. Definisci l’infrastruttura tecnologica

Ovviamente, l’infrastruttura tecnologica svolgerà un ruolo fondamentale per la buona riuscita della fiera virtuale. Prima di testare la versione demo delle varie piattaforme per eventi digitali, è dunque necessario avere un’idea chiara della tipologia di fiera che si intende realizzare. I supporti tecnologici dovranno essere adeguati al programma dell’evento e rispondere in modo efficace a tutte le esigenze: valutazioni di questo tipo non possono essere effettuate se non hai prima un’idea chiara di cosa hai bisogno.

3. Struttura un piano marketing

Esattamente come per qualunque tipo di evento fisico, le fiere virtuali devono essere dotate di un piano marketing che definisca tempi, modalità e canali per la promozione dell’evento. Occorre definire con chiarezza il budget a disposizione per le attività di pubblicizzazione e le strategie online e offline da adottare.

4. Scegli un format vincente

La scelta del format è un altro passo imprescindibile e decisivo nell’organizzazione di una fiera online. Qui occorre definire in che modo si intende intrattenere il pubblico, quali tipi di contenuti saranno fruibili e con quali costi. Questa è la fase in cui si individuano i tratti che renderanno l’evento attrattivo per il target che hai scelto.

5. Coinvolgi gli operatori

La vera forza delle fiere sta nella partecipazione e nel coinvolgimento degli operatori. Questo è uno step cruciale e da cui dipende grossa parte del successo del progetto. Per convincere quanti più stakeholders ad abbracciare l’iniziativa è bene contattarli solo quando si è pronti, ovvero quando avrai definito in modo preciso il tipo di evento che vuoi organizzare, le strategie per la promozione, le possibilità di ritorno dell’investimento in termini di guadagno e/o di visibilità, supportando l’argomentazione con piani operativi, prospect e qualunque altro documento dia credibilità e forza alla tua idea.

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