Come si organizza una conferenza stampa? Indire, realizzare e gestire un incontro con i mass media richiede un approccio multicanale, metodico e analitico, nonché il rispetto di procedure e iter organizzativi che, per i non esperti, possono sembrare complessi: ma niente paura, grazie alla nostra guida, organizzare una conferenza stampa sembrerà molto più facile!
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Che cos’è la conferenza stampa
La conferenza stampa è un evento pubblico organizzato da un ente, un’azienda, un’associazione o un personaggio pubblico allo scopo di riunire gli organi della stampa e dei mass media per divulgare una notizia.
Quando organizzare una conferenza stampa
Appare dunque chiaro un elemento fondamentale: perché ci siano i presupposti per indire una conferenza stampa, è necessario che il contenuto dell’evento abbia una portata di novità e interesse. Di solito una conferenza stampa può essere organizzata per annunciare il lancio di un nuovo prodotto/servizio, un evento, un avvicendamento societario o altri cambiamenti in ambito commerciale o amministrativo.
Il coinvolgimento degli organi di informazione deve essere giustificato da notizie di pubblico interesse; questo è un aspetto cruciale delle conferenze poiché la partecipazione dei mass media rappresenta, da parte loro, una attestazione di fiducia e di credibilità tributata all’organizzatore che non deve essere disattesa.
Come organizzare una conferenza stampa: cosa fare prima dell’evento
La lista degli invitati
In relazione al tipo di notizia e alla sua portata d’interesse, la prima cosa da fare è selezionare la lista degli invitati, scegliendo i giornalisti in base al proprio settore di interesse e al pubblico cui si rivolgono.
L’invito alla partecipazione dovrebbe essere recapitato entro 5 giorni dall’evento. Nell’invito è bene ricordarsi sempre di richiedere la conferma di partecipazione, in modo da avere un’idea chiara di quanti giornalisti saranno presenti.
L’invito deve essere chiaro, ma anche attrattivo, suscitare interesse, senza rivelare troppo (per non rischiare di rendere la partecipazione inutile per il giornalista). Dunque, è bene allegare anche il comunicato stampa dell’evento ed eventuale materiale informativo utile. La lista degli invitati dovrà essere aggiornata e utilizzata il giorno dell’evento per annotare le presenze.
La location
La location dovrebbe essere facilmente accessibile, possibilmente in centro città e ben servita dai mezzi pubblici. La sede della conferenza ha anche un valore simbolico e si consiglia di sceglierla in base ai contenuti della conferenza e all’identità ideologica dell’ente organizzatore. Ovviamente, anche lo spazio deve essere commisurato al numero orientativo di partecipanti, in modo da non creare troppa dispersione, ma assicurando comunque una comoda seduta a tutti.
La scelta della location deve tenere in considerazione anche gli aspetti tecnici ed essere attrezzata di ciò che occorre (microfoni, amplificazioni, proiettore, linea Wi-Fi, ecc.); in caso contrario, occorre provvedere all’allestimento del service.
Orario e durata
Solitamente, le conferenze stampa vengono organizzate in tarda mattina, tra le 11:30 e le 12:00 e hanno una durata inferiore a un’ora: il tempo ideale è di 30-45 minuti.
Come organizzare una conferenza stampa: cosa fare il giorno dell’evento
Il giorno prima dell’evento o la mattina stessa, è consigliabile inviare un promemoria ai partecipanti, fornendo nuovamente le informazioni sull’evento (orario, sede, tema affrontato, relatori). Man mano che i giornalisti giungono sul posto, occorre farli accreditare, raccogliere la loro presenza e fornire in versione cartacea il materiale già fatto pervenire per mail, più altri documenti eventualmente disponibili e utili alla realizzazione dell’articolo o del servizio.
Al termine dell’evento, conteggiati i partecipanti, verrà predisposta una nuova mailing list con i loro indirizzi.
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Come organizzare una conferenza stampa: cosa fare dopo l’evento
Appena concluso l’evento, è sempre buona norma inviare una nuova mail ai contatti dei presenti, fornendo nuovamente il materiale in versione digitale e ringraziando per la partecipazione.
Seguirà la fase di rassegna stampa, che consiste nel verificare che i media presenti abbiano effettivamente divulgato la notizia e nel redigere un resoconto delle pubblicazioni. Infine, si consiglia di ringraziare i contatti che hanno parlato dell’evento e chiedere delucidazioni a quelli che invece non lo hanno fatto.
Un ultimo consiglio prima di lasciarci: la gestione delle relazioni con gli organi della stampa e dei media sono fondamentali per la promozione delle attività aziendali. Per questa ragione, è sempre buona regola cercare di porsi con gli operatori del settore in modo cordiale e benevolo, cercando di creare e consolidare legami di fiducia, rispetto e stima.
