Organizzare un evento di raccolta fondi non è come gestire un incontro ludico o professionale: per avere successo, è necessario pianificare in modo perfetto tutti gli aspetti dell’evento, con una particolare attenzione a quello dei costi e dei ricavi. L’obiettivo, ovviamente, è quello di raccogliere fondi per una causa solidale e non ci si può permettere di spenderne di più di quanti ne entreranno. Ma procediamo con ordine.

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Scegliere e comunicare il motivo della raccolta fondi

È evidente che un evento di raccolta fondi segue una logica del tutto diversa da qualunque altro tipo di incontro. La cosa fondamentale è porre l’attenzione sulla causa di solidarietà che si vuole portare avanti, creando intorno una narrazione coinvolgente, facendo leva sull’empatia, comunicando in modo efficace l’importanza della propria battaglia. La ragione principale per cui la gente sceglie di aderire a incontri di raccolta fondi, infatti, non è trascorrere momenti di divertimento o utilità, bensì sostenere la causa promossa dalla manifestazione. Ecco perché un evento di raccolta fondi si configura come un’occasione del tutto particolare e che, in quanto tale, deve essere raccontata in maniera completamente diversa. Ciò però non significa che la qualità dell’evento non sia rilevante, tutt’altro: creare un clima piacevole è il modo migliore di agevolare la buona riuscita dell’incontro e incoraggiare le donazioni.

Allo stesso tempo, è fondamentale fare divulgazione in modo proficuo, sensibilizzare la gente, generare dibattito, fare in modo che l’evento non si ponga come un’occasione estemporanea, bensì come parte di una narrazione più profonda e utile a dare visibilità alla propria battaglia.

Coinvolgere partner e sponsor

Organizzare un evento non è mai un’impresa da poco, sia dal punto di vista organizzativo che sotto il profilo della gestione del budget. La cosa migliore, dunque, è sempre cercare di coinvolgere partner e sponsor disposti a portare avanti la causa dell’evento fornendo supporto tecnico, organizzativo ed economico.

Aziende, organizzazioni no profit, enti pubblici e professionisti possono rivelarsi decisivi nel facilitare la gestione dell’evento, ma è importante anche cercare di coinvolgere la gente comune, che può portare il proprio know how e la propria passione, aiutare a promuovere l’incontro e dare concretamente aiuto in termini di forza-lavoro, supporti, materiale e logistica.

Definire il format

Parlare genericamente di evento di raccolta fondi non fornisce chiarimenti sul tipo di evento che si vuole concretamente organizzare. Uno step fondamentale dell’organizzazione è quello della definizione del format per l’evento. Bisogna fare valutazioni specifiche e pensare a un tipo di incontro capace, da una parte, di attirare gente e, dall’altra, di far ricavare fondi. Nonostante la causa sia nobile, non si può prescindere da un approccio che sia anche, in un certo senso, aziendalistico: cene di gala, concerti, manifestazioni sportive, feste, balli, aste… Sono tantissime le possibilità, non resta che individuare la tipologia di evento più adatta, in relazione anche alle risorse, al budget, agli obiettivi, al tempo disponibile.

Stabilire le modalità di raccolta dei fondi

Anche le modalità di raccolta fondi devono essere stabilite in modo chiaro fin da subito: il denaro può essere raccolto attraverso iscrizioni, biglietti o quote d’ingresso, vendita di oggetti o donazioni spontanee. È bene però fare in modo di costruire un sistema di raccolta che permetta di preventivare le entrate per tempo, così da poter monitorare le spese e gli incassi e non rischiare di andare fuori budget. Per questa ragione è consigliabile non optare per il sistema delle raccolte spontanee (se non come modalità secondarie di raccolta fondi).

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Organizzare una raccolta fondi: la nostra case history

Nel 2021, abbiamo supportato a 360 gradi la società Arca Fondi SGR nell’organizzazione di un evento di raccolta fondi in favore di VIDAS, associazione attiva nell’assistenza ai malati terminali.

L’evento si è rivelato un grande successo di pubblico e di solidarietà, grazie anche alla presenza del famosissimo chef Carlo Cracco, che ha aderito alla cena di beneficenza preparando personalmente il menù. Il successo dell’evento è stato permesso anche da due grandi realtà, che hanno accettato con entusiasmo di aderire all’iniziativa: la società agricola Frescobaldi, che ha messo a disposizione le eccellenze del proprio vigneto toscano, e Palazzo Mezzanotte – l’edificio che ospita la Borsa di Milano – che ha messo a disposizione lo spazio parterre come sede dell’evento.

Qui potete scoprire i dettagli della bellissima iniziativa e, magari, trarre ispirazione per il vostro evento di raccolta fondi.