In questa guida spiegheremo come scegliere la location per un evento: selezionare il luogo più adatto a un incontro pubblico è un’attività tutt’altro che semplice in quanto richiede la capacità di considerare aspetti molteplici e legati ad esigenze di carattere logistico, funzionale e tecnico. Analizziamo dunque quali valutazioni è opportuno fare prima di prendere la decisione migliore.

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Il primo filtro: dimensioni e conformazione della sala

La prima cosa da sapere per scegliere in modo appropriato la sede del proprio evento è il numero (quantomeno orientativo) dei partecipanti. Non solo, occorre anche avere bene in mente come verrà gestito lo spazio, se saranno collocate delle sedie e, se sì, quante e come. Queste valutazioni sono fondamentali per farsi un’idea sullo spazio necessario e, di conseguenza, iniziare a scremare la rosa delle location in relazione alla dimensione della sala e alla sua conformazione. Non è solo una questione di spazi, ma anche di distribuzione degli stessi; ad esempio potreste avere bisogno di una sala rettangolare o, in ogni caso, che garantisca una buona visuale a tutti i presenti. Provate a immaginare come sarà il vostro evento e proiettatelo all’interno delle location che state prendendo in esame.

Posizione: accessibilità e trasporti

Specie per l’organizzazione di eventi aziendali e/o istituzionali, la collocazione della location si configura come un elemento chiave: l’ideale è optare per una sede facilmente accessibile, in centro città o presso aree nodali della viabilità. Le alternative migliori sono due: un posto in centro oppure una località ottimamente servita dai servizi di trasporto pubblico. Non si tratta solo di una questione logistica, ma anche di immagine e prestigio: una sede di facile accesso comunica serietà, professionalità e rispetto per i partecipanti all’evento.

Servizi e supporti necessari

A questo punto la lista delle possibilità sarà già stata sufficientemente sfoltita e potrete iniziare a badare alle questioni tecniche. Questa è la fase in cui si prenderanno in considerazione i servizi e i supporti necessari alla buona riuscita dell’evento: impianto audio e amplificazioni, illuminazione, proiettore, sedute e tutto ciò che serve per garantirsi una gestione efficiente. Non bisogna dimenticare che il service per eventi, anche qualora non fosse disponibile in sede, può essere noleggiato per l’occasione, ma in ogni caso è bene fare un sopralluogo e assicurarsi che il luogo dell’incontro sia attrezzato almeno dal punto di vista delle prese di corrente e delle aree di carico e scarico.

L’estetica della location

Non va mai trascurata, però, l’estetica: un evento deve essere anche attrattivo dal punto di vista visuale, oltre che coerente con la tipologia di incontro che si sta organizzando. Dimore antiche e sedi ultramoderne offrono suggestioni completamente differenti che devono armonizzarsi con la vostra visione e con la comunicazione che volete porre in essere. Anche in questo caso, è possibile rivolgersi ad aziende esterne per l’affitto degli arredi, così da trasformare la location e darle un aspetto in linea con il format che avete in mente.

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Il budget a disposizione

Ovviamente, tutte le valutazioni e le considerazioni fatte fino ad ora rischiano di essere invalidate da questioni di natura economica: il il budget a disposizione è l’ultimo elemento che introduciamo in questa guida. Il consiglio in questo caso, soprattutto nella fase iniziale della ricerca, è di richiedere quanti più preventivi possibile: ciò vi darà la possibilità di comprendere fin da subito il vostro margine di scelta. Se non si considera tempestivamente la questione legata ai costi si va incontro al rischio di perdere del tempo prezioso e, si sa, quando si organizza un evento, il tempo non è mai abbastanza!