Per organizzare in maniera efficace un evento, è necessario che ogni cosa sia al posto giusto: oltre alla gestione dell’iniziativa – dall’accoglienza all’intrattenimento e alla promozione – la buona riuscita dell’incontro dipende molto anche dal service per eventi, ovvero da tutti i supporti tecnici e d’arredo che conferiscono all’evento una propria fisionomia visuale e funzionale: ma come si sceglie il service per eventi e cosa comprende esattamente? Ecco una guida pratica e dettagliata!

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Cosa si intende con “Service per eventi”

L’organizzazione di un evento richiede la fornitura di una serie di supporti necessari alla buona riuscita, ma che solitamente non fanno parte dei servizi inclusi nell’affitto della location. In linea generale, il service per eventi comprende esattamente quei tipi di supporti come: noleggio di sistemi di illuminazione, service audio-video, amplificazioni e servizi di fotografia, inserimento degli arredi e ingaggio di artisti e professionisti dell’intrattenimento.

Prima la pianificazione dell’evento, poi il service

Per pianificare in modo coerente il noleggio dei servizi per eventi, è necessario avere bene in mente come verrà gestito l’appuntamento, il tipo di scenografia che verrà proposto, i supporti che occorrono ai professionisti coinvolti. Parallelamente, è bene interfacciarsi con i responsabili della location e comprendere quali servizi saranno offerti in sede e per quali, invece, si renderà necessario rivolgersi ad aziende esterne. L’ideale è strutturare una scaletta dell’evento punto per punto, annotando tutti i servizi che servono e depennando quelli già inclusi nel noleggio della sede, quindi mobilitarsi per procurarsi quelli che mancano… ma in che modo?

I servizi per eventi più richiesti

Audio, video e luci sono certamente i servizi correlati all’organizzazione eventi più richiesti; si tratta di supporti utili in pressoché qualunque tipo di iniziativa: concerti, conferenze, convegni, cene aziendali e incontri di formazione aziendale e professionale.

Correlato ai servizi di fornitura audio-video vi sono poi quelli erogati dal fotografo, di cui abbiamo parlato accuratamente in questo articolo.

Non solo forniture legate al funzionamento tecnico dell’evento, ma anche arredi e scenografie: la location deve essere caratterizzata e personalizzata in coerenza con la vision del marchio promotore e con l’ambientazione attraverso la scelta, il trasporto e l’installazione degli allestimenti appropriati, i quali solitamente non sono forniti dall’affittuario della sede, a meno che quest’ultimo non sia un’agenzia di organizzazione eventi professionale.

Non vanno poi trascurati i servizi di streaming, che permettono la trasmissione dell’evento anche tramite i canali digitali e che rendono la sua fruizione accessibile anche da remoto, rendendo l’incontro ancora più inclusivo e attrattivo.

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Azienda di organizzazione eventi o fai da te?

Una volta definiti i bisogni dell’organizzatore, occorre passare all’azione e mobilitarsi attivamente per procurarsi il service per l’evento. Qui esistono fondamentalmente due soluzioni:

• Contattare singolarmente aziende e professionisti che erogano i servizi ricercati
• Affidare la gestione del service a un’agenzia di organizzazione eventi come PR Factory

La seconda soluzione è certamente la più pratica, sebbene possa sembrare anche più dispendiosa in quanto occorrerà pagare anche il lavoro di intermediazione e di gestione offerto dall’agenzia, ma in realtà, a un’analisi più attenta, sarà chiaro come questa soluzione possa rivelarsi anche la più conveniente. Le ragioni sono molteplici:

• risparmio di tempo
• garanzia di qualità e affidabilità
• possibilità di gestire ogni aspetto in modo organico
• possibilità di usufruire di accordi e convenzioni stipulati tra l’agenzia e i fornitori

In pratica, il costo dell’agenzia viene assorbito da una serie di vantaggi gestionali e organizzativi, senza dimenticare che le aziende esperte del settore sono in grado di assicurare una qualità del servizio che sarebbe difficile ottenere attraverso l’iniziativa personale, soprattutto se il marchio organizzatore non possiede le competenze adatte.

Vale la pena improvvisare?