L’organizzazione di eventi è sempre qualcosa di molto complesso. L’aspetto più delicato, durante la gestione di un incontro pubblico, è rappresentato dalla complessità: molti task, diversi professionisti da coordinare, tempistiche da rispettare in modo rigido. Ecco perché la tecnologia rappresenta oggi una risorsa potenzialmente fondamentale per facilitare il lavoro di gestione e pianificazione: a tal fine, abbiamo selezionato i 5 migliori software gestionali per eventi, soluzioni smart ed efficienti per rendere più semplice il lavoro dell’event planner.
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1. Monday.com
Monday.com è una piattaforma pensata appositamente per il management degli eventi. L’interfaccia, semplice e intuitiva, permette una gestione facilitata di tutti gli aspetti relativi alla logistica dell’evento come la scelta e la prenotazione della location, l’accreditamento delle presenze, l’acquisto dei biglietti (ove previsto). Inoltre, l’applicativo offre ottimi sistemi di pianificazione del budget, facili da impostare e da seguire, per evitare errori di calcolo e scongiurare il sempre incombente rischio di non rispettare i limiti di spesa prefissati. Il sistema offre anche un valido supporto per la pianificazione di call, riunioni e conferenze.
2. Eventbrite
Eventbrite è una soluzione disponibile in versione app e rappresenta un validissimo strumento sia per utenti che per organizzatori; questi ultimi possono usare la funzione di ricerca eventi per individuare gli appuntamenti di proprio interesse e acquistare i biglietti. A noi però interessa soprattutto il set di funzionalità che l’applicazione mette a disposizione degli organizzatori. infatti, su Eventbrite è possibile organizzare e promuovere eventi tramite app, in quanto essa permette di vendere i biglietti direttamente dall’area dedicata, realizzare e inviare mail di reminder e/o promozionali e, fattore forse più rilevante, si integra facilmente ai social media, in modo da favorire una gestione organica e immediata della comunicazione dell’evento sia tramite la stessa app e sia attraverso i profili social del marchio organizzatore.
3. Cvent
La piattaforma Cvent dispone di una community mondiale di oltre 80.000 player ed è specializzata in uno specifico servizio: aiutare gli event planner a individuare la location ideale. Cvent offre i contatti e le info su centinaia di migliaia di alberghi, sale conferenze e location di ogni tipologia e consente un rapido collegamento con i gestori delle sedi in ogni parte del mondo. Disponibile in 18 lingue, tra cui l’italiano, Cvent è il luogo di intermediazione ideale per fare incontrare organizzatori e gestori di location per eventi.
4. Bizzabo
Bizzabo è a tutti gli effetti un software gestionale per eventi che offre una serie di funzioni ideali per la pianificazione e l’organizzazione di eventi di ogni tipologia: gestione dei contatti, gestione delle attività di promozione, creazione e consolidamento di reti di fiducia con partner potenziali e effettivi, vendita delle attività di ticketing. Il punto di forza di Bizzabo sta nella sua capacità di offrire una visione d’insieme sulle singole fasi dell’evento, in modo da agevolare la sua gestione complessiva. Inoltre, è anche uno strumento di promozione utilissimo per organizzare la comunicazione sull’evento presso le principali piattaforme di social media marketing.
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EasyEvent
Altro software gestionale olistico e verticale sugli eventi è EasyEvent: software Made in Italy molto intuitivo, EasyEvent permette di monitorare ogni step dell’organizzazione attraverso un’interfaccia unica e user friendly. Può essere integrato ad altri CMS e si applica sia all’organizzazione di eventi fisici che virtuali. Attraverso la piattaforma è possibile amministrare il flusso delle presenze e le iscrizioni e, soprattutto, digitalizzare tutti gli step burocratici dell’iniziativa. Le informazioni sono sempre accessibili, previo possesso delle credenziali, in modalità cloud.
