Come organizzare un evento di formazione aziendale che sia coinvolgente, funzionale agli interessi dell’impresa e utile anche per la crescita del personale? Le performance di un’azienda dipendono in massima parte dal rendimento dei suoi collaboratori, ma anche dalla capacità del management di coinvolgerli attivamente e di contribuire al loro costante sviluppo professionale. Per queste ragioni, la formazione del personale riveste un ruolo cruciale in seno ai processi di un’impresa: ecco allora la guida completa per organizzare incontri di formazione efficaci e di reale utilità per tutti i soggetti aziendali.

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Analisi dei bisogni e individuazione dell’obiettivo

Il primo step è fondamentale perché pone le basi su cui definire l’intero percorso formativo: l’analisi dei bisogni, cruciale per comprendere quali sono i limiti aziendali, per riconoscere le criticità e per mobilitarsi attivamente al fine di superarle. Il processo di analisi dei bisogni non è di facile gestione, anche perché una stessa problematica può essere ascrivibile a diverse cause: ad esempio, il rendimento del personale giudicato inferiore alle aspettative può dipendere da limiti tecnici e competenziali del team, ma anche da carenze strutturali e tecnologiche o, ancora, a un’insoddisfazione generalizzata della forza lavoro. Interpretare in modo superficiale le evidenze numeriche dell’azienda può causare un’errata selezione dell’obiettivo della formazione; per questo, è sempre consigliabile rivolgersi a consulenti esterni capaci di calcolare il livello di ottimizzazione aziendale sotto tutti i punti di vista e di individuare analiticamente le sacche di inefficienza.

Selezione del/dei target

Non è detto che l’evento di formazione debba rivolgersi indistintamente a tutti i livelli del personale. Anzi, quasi sempre le esigenze dei team di lavoro sono molto dissimili fra loro: per questo è importante realizzare un’attenta selezione del target. Lo studio e l’osservazione diretta dei processi d’impresa, infatti, potrebbero fare emergere l’esigenza di creare molteplici eventi di formazione, in relazione alle diverse aree dell’azienda e alle relative necessità.

Definizione del budget

L’evento di formazione aziendale non può prescindere dalla definizione del budget. In relazione alla disponibilità di spesa e alle esigenze di formazione, si potrà procedere alla ripartizione delle risorse economiche: nella definizione del budget, pertanto, occorre considerare sia le risorse già in possesso dell’impresa e sia le necessità organizzative e di formazione, stilare un piano di spesa e focalizzare le priorità.

Sviluppo programma e scelta dei relatori

Definiti obiettivi, pubblico e budget, si può iniziare a sviluppare il programma dell’evento. Anche in questo caso, può rendersi necessario, o quantomeno consigliabile, rivolgersi a professionisti esterni capaci di strutturare un piano di formazione in linea con gli scopi dell’organizzatore. In secondo luogo, occorrerà individuare i relatori adatti al format definito in fase di programmazione. Se i relatori sono interni all’azienda, l’organizzazione risulta più agevole e parte del budget può essere risparmiata e destinata ad altri servizi o attività; ciò però non significa che sia opportuno fare economia sulla scelta dei relatori, tutt’altro: è proprio quello l’aspetto dell’evento di formazione aziendale a cui si consiglia di destinare la quota maggiore dello stanziamento.

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Data, location e service

Siamo allo step conclusivo, non resta che pianificare i dettagli organizzativi dell’evento aziendale: data, location e il service per l’incontro. Si consiglia, in questo caso, di non fissare la data arbitrariamente e senza prima aver interpellato i collaboratori che saranno chiamati a prendere parte all’incontro (almeno che non si organizzi l’evento nelle ore di ufficio). Anche la scelta della location e dell’orario devono essere fatte nel rispetto delle esigenze dei partecipanti: se l’incontro è previsto a breve distanza dalla chiusura aziendale, bisognerà inevitabilmente selezionare una sede facilmente raggiungibile dall’ufficio o mettere a disposizione un servizio di navetta.

Il principio guida è sempre quello del rispetto: è molto più performante coinvolgere i collaboratori trasmettendo loro l’importanza e l’utilità dell’evento di formazione piuttosto che imporre la partecipazione senza trasmettere i valori e i benefici dell’iniziativa in termini di crescita personale e professionale.