In questa guida spiegheremo come organizzare una presentazione libraria di successo. In ambito editoriale, gli eventi fisici rappresentano una risorsa cruciale per alimentare il proprio mercato e incoraggiare l’acquisto del prodotto, specie se si considera l’altissimo tasso di concorrenzialità e l’ingente volume di produzioni librarie. Ecco perché le presentazioni letterarie svolgono un ruolo decisivo per creare e rafforzare il rapporto con il pubblico e incentivare le vendite.

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1. La scelta della location

La prima e fondamentale cosa da fare è scegliere una location adatta alla tipologia di evento. In ambito editoriale, l’ambientazione rappresenta un fattore importantissimo per la buona riuscita dell’evento. La sede dell’incontro deve essere selezionata tenendo conto del tipo di pubblico, con l’obiettivo di creare un contesto accogliente, stimolante, che invogli all’ascolto e all’attenzione. Allo stesso tempo, è opportuno optare per una location che garantisca un buon afflusso di gente, meglio se situata su una via principale o in una zona trafficata. Spesso, purtroppo, la scelta della location viene presa sotto gamba, affidandosi ad amici disposti ad accogliere l’evento a titolo di favore o scegliendo il posto in base a questioni prettamente economiche: assolutamente sconsigliabile.

2. Gestione della data, orari e tempistiche

Una regola che vale per le presentazioni librarie e per qualunque altro evento pubblico: la scelta della data e dell’orario dell’incontro deve essere strategica. Qui non esiste una soluzione ideale, ma molto dipende anche dalla città in cui ci si trova, dal genere del libro, dal target a cui ci si rivolge. Un libro di editoria per l’infanzia, ad esempio, dovrebbe essere presentato a un orario consono e in linea con le abitudini dei bambini; in generale, è sempre meglio evitare le prime ore del pomeriggio, specie nelle giornate feriali. Da evitare anche i giorni a cavallo di ponti e festivi, poiché molta gente potrebbe essere fuori città o impegnata in altre iniziative. L’orario ideale è nel tardo pomeriggio.

3. Definire la scaletta e i relatori

Stabiliti luogo, data e orario, è necessario definire una scaletta della serata e individuare i relatori che prenderanno parte all’incontro. Una presentazione libraria non può essere affidata all’improvvisazione: è dunque necessario decidere in anticipo i contenuti della presentazione, decidendo in anticipo se sarà presente un accompagnamento musicale, se saranno coinvolti degli ospiti, quando tempo concedere loro. Bisogna selezionare gli estratti del libro che verranno letti e concordare con il relatore o con il moderatore della serata gli argomenti e le domande che verranno introdotti. Un’altra cosa che va definita in anticipo è la durata della presentazione: si consiglia di non superare l’ora totale, anche perché la parte finale dell’incontro è riservata alla vendita ed è meglio scongiurare il rischio che la gente vada via prima.

4. Pensare alla promozione

Tutte le attività che abbiamo descritto nei primi 3 punti devono essere pianificate almeno 15 – 20 giorni prima, in modo da avere il tempo di organizzare le attività di promozione. Per sponsorizzare in modo ottimale l’evento è imprescindibile la realizzazione di una locandina, da diffondere in formato cartaceo presso punti strategicamente rilevanti (strade di passaggio, scuole, centri di aggregazione) e online. La promozione si articola in tantissime possibili azioni, da effettuare tramite i canali del web e quelli fisici; tra di essi, una risorsa sempre consigliabile è il comunicato stampa, da diffondere almeno 3-5 giorni prima dell’evento presso testate online e della carta stampata.

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5. La gestione della vendita

Le presentazioni librarie sono eventi pensati per dare visibilità a un’opera letteraria, ma ancor più per favorire la sua vendita. L’organizzazione dello spazio riveste una funzione importante: è bene predisporre un angolo vendita che sia bene in vista, ma che non invada l’area riservata alla platea né al palco. Inoltre, è necessario individuare almeno un addetto che si occupi del rapporto con il pubblico sia prima che durante e dopo l’evento. Infine, se la presentazione è organizzata all’interno di una libreria, è sempre buona abitudine lasciare delle copie per l’acquisto in conto vendita.

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