La cena aziendale è un evento sui generis sotto diversi punti di vista e, in quanto tale, richiede un approccio per certi versi particolare nella gestione dei diversi step organizzativi. In questo articolo vogliamo concentrarci sull’invito all’incontro, che deve essere ideato e realizzato tenendo in considerazione molteplici aspetti di tipo formale e tecnico. Cerchiamo dunque di comprendere come scrivere l’invito per una cena aziendale in modo efficace e nel rispetto dell’etichetta.

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Tutte le info che servono

Per progettare la realizzazione dell’invito alla cena aziendale, è bene partire sempre dall’elemento relativo alle informazioni di base: cosa non può mancare all’interno dell’invito? Ovviamente, le informazioni chiave sull’evento sono imprescindibili: data, orario della cena e location devono essere presenti e facilmente individuabili.

Non sono però solo quelli i dati che interessano al ricevente: nell’invito è sempre bene inserire anche indicazioni riguardanti il tipo di serata (soprattutto nel caso in cui è previsto un format particolare dell’incontro) e suggerimenti sull’abbigliamento da adottare (ad esempio “è gradito l’abito scuro” o “si prega di scegliere un outfit colorato”). In generale, ogni annotazione utile a fare in modo che gli invitati siano adeguatamente preparati alla serata deve essere presente nella partecipazione.

Il tono di voce

Quando si realizza l’invito per una cena aziendale, non è solo questione di cosa si scrive, ma anche di come lo si dice, ovvero occorre individuare il tono di voce adatto. In questo caso, la scelta dipende da due fattori:

• Il tipo di serata
• L’identità dell’azienda

Ricordate sempre che un evento aziendale è in un certo senso un’estensione fisica del brand e, in quanto tale, deve evocarne lo stile, la mission e i valori. Al contempo, l’invito deve saper rappresentare lo spirito dell’evento che si sta progettando: ben venga dunque un approccio leggero o divertente o entusiastico per incontri a tema ludico, meglio invece optare per un taglio formale nel caso di cene eleganti.

La struttura dell’invito alla cena

A prescindere dalla tipologia di serata, è possibile definire una struttura standard dell’invito alla cena aziendale, che può essere personalizzata con modifiche e aggiunte nel caso lo riteniate utile:

• Introduzione rivolta all’invitato (ad esempio “Gentile collega” o “Caro collaboratore”)
• Invito (“Siamo lieti di invitarti/invitarla alla consueta cena aziendale…”)
• Informazioni sulla serata (data, orario, luogo)
• Informazioni nel dettaglio (indicazioni sul tipo di serata e sull’outfit adatto o altre informazioni utili)
• Specificazioni sull’invito (chiarire se l’invito comprende anche le famiglie e/o i consorti)
• Richiesta di conferma di partecipazione e indicazioni su come inoltrarla
• Saluti e firma

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Come recapitare l’invito alla cena aziendale

Realizzato l’invito alla cena aziendale, resta un’ultima cosa da fare: spedirlo. Qual è il modo migliore di recapitare l’invito ai collaboratori, di persona, via mail o via posta?

Qui in realtà non esiste una vera e propria regola, anche se l’invio tramite posta è ormai considerato desueto. La cosa migliore da fare è trasmettere la partecipazione in formato digitale tramite mail, possibilmente inviando mail separate a ognuno dei collaboratori e, se la struttura aziendale lo consente, consegnare lo stesso in formato fisico di persona.

Ricordate: la cena aziendale è prima di tutto uno strumento di team building, ideale per rafforzare lo spirito di gruppo e il senso di appartenenza all’impresa, quindi cercate di valorizzare i dipendenti e di farli sentire importanti; ciò non vale solo per l’invito alla cena, ma anche per la gestione dell’evento.