Quando si parla di organizzazione e allestimento di un evento aziendale, difficilmente l’attenzione si pone fin da subito su un elemento che, viceversa, riveste un’importanza vitale nella definizione del concept grafico e stilistico dell’incontro: gli arredi. Per questa ragione abbiamo deciso di concentrarci su questo aspetto sviluppando una guida pratica che risponde alla domanda: come si scelgono gli arredi per un evento aziendale?

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Cosa sono gli arredi di un evento

Quando parliamo di arredi per eventi facciamo riferimento a tutti gli elementi inseriti all’interno della location con la funzione di caratterizzare l’ambiente dal punto di vista estetico-visuale: pannelli, scenografie, oggetti, addobbi, quadri, lampadari, stampe, sedute, ecc. Gli arredi, in pratica, comprendono tutti gli oggetti che non svolgono una funzione prettamente tecnica – come ad esempio le strumentazioni audio-video o luci – ma rivestono ugualmente un ruolo fondamentale in quanto permettono di personalizzare l’evento secondo la visione e lo stile dell’organizzatore.

Scegliere gli arredi: stile e target dell’evento

Inevitabilmente, la scelta degli arredi per un evento aziendale è una valutazione che comprende aspetti che prescindono dal mero gusto personale, in favore di un’ottica strategica; sono gli arredi, infatti, a definire concettualmente lo stile di un evento: a seconda che si tratti di un incontro di tipo formale, ludico o celebrativo, occorrerà prendere decisioni in linea con il format dell’evento. Di pari passo con lo studio del concept, sarà necessario individuare il proprio target di riferimento e creare un ambiente che rispecchi i contenuti dell’iniziativa e il tipo di pubblico. In questi casi, dunque, la vera difficoltà sta nel creare un contesto che, allo stesso tempo, sappia rappresentare appieno l’identità del marchio e quella degli ospiti.

La definizione del budget

Forse è scontato, ma è sempre utile ricordare che, nell’organizzazione di eventi aziendali, la pianificazione è imprescindibile. Con gli arredi ci si può sbizzarrire, attingendo a un catalogo di idee pressoché illimitato: ecco perché risulta fondamentale definire un budget. Più nel dettaglio, si consiglia di stilare un plan generale per l’evento attraverso cui delineare le attività, i materiali utili e il budget. Una volta stabiliti i costi orientativi degli elementi principali (location, cachet di eventuali relatori, catering, impianti audio-luci), sarà più facile capire quanto potrete spendere per gli arredi.

Gestire gli spazi, organizzare la logistica

Quando scegliete gli arredi, cercate di non strafare: per eventi aziendali, è sempre bene puntare su elementi semplici, senza fronzoli e, soprattutto, collocati in modo strategico. Per fare queste valutazioni, occorre avere bene in mente l’organizzazione logistica della location dell’evento: l’accesso principale, le uscite, la collocazione del palco e delle sedute, ecc. Dovete sapere nel dettaglio come sarà gestito l’evento, dove si potrebbe creare calca e dove, invece, si rischia di creare spazi vuoti che è meglio colmare con l’arredamento adatto. È così che si riesce ad acquisire una visione d’insieme dell’incontro e a capire dove occorrerà spazio, dove è consigliabile lasciare libero il passaggio, dove è invece utile abbellire l’area con accessori e addobbi ad hoc.

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Il rendering per eventi

Immaginare la location è un conto, vederla realizzata è un altro! Ecco perché un ausilio tecnologico utilissimo alla gestione degli arredi è il rendering 3D per eventi, ovvero una rappresentazione digitale fedele a quella reale, che consente di pianificare nel dettaglio ogni aspetto dell’incontro, compresa la disposizione e la scelta degli arredi. Il rendering è la soluzione ideale per progettare la sede dell’incontro in modo mirato e lucido, riducendo al minimo gli errori ed esaltando la creatività dei progettisti!