Il meeting aziendale, o convention è, generalmente, un incontro di business organizzato a vario titolo e destinato a diverse tipologie di pubblico con svariate finalità. L’appuntamento può essere destinato a un pubblico interno all’azienda – con obiettivo di coordinamento, consolidamento dei processi o formazione – ed esterno all’azienda – allo scopo di coinvolgere media e stakeholders in attività informative e di promozione del marchio e dei prodotti. Procediamo con ordine: in questa guida pratica in 5 punti spiegheremo perché organizzare un meeting aziendale, in che occasione e con quali finalità.

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Obiettivo 1: migliorare i processi interni

Uno dei focus principali del meeting, quando è rivolto ai collaboratori interni all’azienda, è quello di migliorare i processi aziendali. L’obiettivo di riconfigurazione dell’organizzazione interna all’azienda è fondamentale per analizzare insieme ai dipendenti le criticità organizzative, logistiche e operative ed elaborare nuove e più performanti soluzioni di menage aziendale. Spesso, meeting di questo tipo vedono il coinvolgimento di esperti e consulenti esterni, che vengono convocati dalla direzione aziendale con lo scopo di varare nuovi approcci professionali che mirano ad aumentare l’efficienza produttiva, a migliorare il clima aziendale, ad abbattere gli sprechi di tempo e risorse o per tantissimi altri motivi inerenti il welfare aziendale.

Obiettivo 2: formazione specializzata

Simile, ma non uguale è il meeting interno promosso allo scopo di offrire attività di formazione specializzata ai propri dipendenti. Anche in questo caso, l’incontro vede solitamente il coinvolgimento di un professionista esperto, convocato per via delle proprie competenze specifiche su un determinato ambito o una nuova tecnologia. La formazione specializzata risulta pressoché necessaria nel caso in cui l’azienda decida di introdurre novità in seno ai processi aziendali, siano esse relative all’aspetto organizzativo o all’utilizzo di nuovi dispositivi tecnologici. La formazione continua dei collaboratori è un’attività preziosissima per elevare gli standard del team di lavoro e per favorire una progressione dei sistemi produttivi (o quantomeno per fare in modo che l’azienda non resti arretrata riguardo le innovazioni di settore).

Obiettivo 3: analisi e studio dei report

Un’impresa sana e consapevole tiene il polso della situazione e fa in modo di rendere partecipi i propri collaboratori interni sulle evoluzioni (o le involuzioni) del business. I meeting aziendali organizzati con la finalità di analisi e studio del contesto e dei risultati sono anch’essi incontri pensati per la comunicazione interna e, oltre a permettere al management di focalizzare in modo lucido e analitico l’andamento del marchio, sono preziosi strumenti attraverso cui includere attivamente i dipendenti nella visione strategica dell’impresa, così da informarli e responsabilizzarli.

Obiettivo 4: lancio di un nuovo prodotto

Uno dei principali meeting rivolti invece a un pubblico esterno – partner commerciali, clienti effettivi e potenziali, mass media – nonché uno dei più scenografici ed emotivamente coinvolgenti è quello pensato per il lancio di un nuovo prodotto o servizio. L’introduzione di una novità nel catalogo, per un’azienda, è un’opportunità di branding, oltre che una missione commerciale e una responsabilità di business. Lanciare un nuovo prodotto significa raccontarlo, mostrare i suoi plus, ma anche costruire attorno ad esso un set di espedienti narrativi che sappiano coinvolgere emotivamente il pubblico: ecco perché questo tipo di meeting dovrebbe sempre essere pensato nel segno della spettacolarizzazione, come fosse un party o un’occasione di festeggiamento.

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Obiettivo 5: branding e consolidamento dell’identità

Attorno al meeting si può infine fare attività di branding e/o consolidare l’identità aziendale. In questo caso, la convention può essere pensata come un momento di confronto tecnico e professionale con gli altri operatori di settore, al fine di stimolare un dibattito o un interscambio di idee, competenze, case history e impressioni. Il meeting diventa però anche un pretesto per aprire agli esterni le porte dell’azienda e accogliere partner, fornitori ed esponenti dell’universo dei media all’interno della propria realtà aziendale, per aumentare la visibilità e l’esposizione mediatica del proprio marchio.